Breek barrières in beheer

Op vakantie kan het frustraties opleveren als je door een taalbarrière niet duidelijk kan maken wat je wil. Hoeveel erger is het als dat, behalve die paar weken op vakantie, ook op je werk gebeurt? Tijd om de taalbarrières tussen beheerders, aannemers, en nog veel meer partijen te doorbreken.

En precies dat, is waar diverse gemeenten al mee bezig zijn. Marcel Zijlstra (coördinator gegevensbeheer team openbare ruimte bij de gemeente Amsterdam), Theo Santegoets (adviseur Strategie en Innovatie in Dordrecht) en Gerard Velthuis (adviseur projecten bij de samenwerkingsorganisatie De Wolden en Hoogeveen) hebben allen IMBOR als taal omarmd om eenduidig intern en extern te kunnen praten.
 

Nederlands is Nederlands, Engels is Engels, Bosplantsoen is bosplantsoen

“De gemeente De Wolden en Hoogeveen zijn in 2015 in elkaar geschoven. Twee totaal verschillende gemeente qua openbare ruimte (stedelijk en dorpen) en ook twee gemeenten met verschillende beheersystemen”, vertelt Velthuis. Hij noemt dit geen ideale situatie. In de eisenlijst voor een nieuw systeem kwam dan ook al snel IMBOR terug als een must have. “Dit is nodig voor de uitwisselbaarheid van gegevens. Het is mooi een standaard te hebben, voor de gemeenten en externen.”
 
In de Drechtsteden, waar enkele jaren terug ook het proces gestart werd om een nieuw systeem aan te schaften voor de hele regio, werd IMBOR eenzelfde harde eis. Santegoets: “Een van de uitgangspunten in onze uitvraag voor een nieuw beheersysteem was dat deze moest aansluiten bij Nederlandse normen en regelgeving. Het pakket moet dan ook meebewegen met nieuwe ontwikkelingen. Als CROW met een nieuwe wegbeheer methodiek komt, dan moet het pakket dit overnemen. Een ander belangrijk uitgangspunt was dat we binnen de 7 Drechtsteden met 1 standaard wilde werken. IMBOR was het antwoord op deze eisen want IMBOR leek al potentieel de Nederlandse standaard te worden. Dus dat werd een eis, daardoorhoeven we in de toekomst die conversieslag niet meer te maken.”
 
Zowel Hoogeveen – De Wolden als Dordrecht zijn inmiddels ver met de implementatie. In Dordrecht worden al verschillende onderdelen zoals riolering en wegen gebruikt; in Hoogeveen – De Wolden gaan ze vanuit de test-omgeving bijna live met het systeem.
 
Heel anders is dat in Amsterdam. Waar IMBOR al vol ingezet wordt. De vertaalslag naar IMBOR was hier volgens Zijlstra ook heel hard nodig, want elk stadsdeel binnen de gemeente gebruikte al een andere taal. “Dit is natuurlijk heel vervelend voor de beheerder die onderhoudsplanningen en programmeringen moet maken voor de stad. Om uitwisseling mogelijk te maken werd overgestapt naar de eenduidige taal van IMBOR.” Zo kreeg alles binnen de gemeente dezelfde benaming en was er geen verschil meer tussen ‘perkjes’ en een ‘bosplantsoen’.
 
“En dit geeft dan de mogelijkheid om te benchmarken”, vervolgt Zijlstra aan. Benchmarken, het vergelijken van gegevens tussen gemeenten, is voor Amsterdam een van de grote voordelen. “Voorheen was het appels met peren vergelijken. In Rotterdam heetten de objecten nou eenmaal anders dan bij ons in Amsterdam.” Dit veranderede dankzij IMBOR: “Wij hebben binnen de G4 afgesproken om mee te werken aan benchmarken, dit wordt mogelijk gemaakt doordat wij dezelfde taal spreken.”
 

Aannemers, aanpassen en aanleveren

Amsterdam denkt met de landelijke standaard ook aan benchmarken met andere gemeenten. Ook voor Dordrecht was dit een reden om met zo’n standaard te werken. Op dit moment is vooral de relatie met aannemers en bureaus iets wat een nieuwe invulling kan krijgen.
 
Aannemers die projecten opleveren komen vaak met teveel of te weinig data richting de beheerder, die het vervolgens zelf moet invoeren. Niet gek, je kan immers niet van een aannemer of bureau verwachten elke taal te spreken, elke gemeente apart te bedienen. “Dit verandert met IMBOR.”
 
“Als je bureaus inspecties laat doen, kan je wel specificeren dat het in de taal van IMBOR moet.  Dan krijg je ook de goede formats terug. Anders krijg je complicaties en conversies”, zo vertelt Velthuis.
 
In Amsterdam zijn ze al een stapje verder: “inmiddels wordt van alle aannemers verwacht dat ze bij klussen voor de gemeente Amsterdam de gegevens goed aanleveren. Zij worden dus niet meer betaald als het werk klaar is, maar pas als ook de data in orde is. Dat hoort net zo goed bij de opdracht.”
 
Zowel Velthuis als Santegoets zien deze manier van werken in de toekomst ook voor zich. “Het scheelt weer een hoop tijd. Als gemeente heb je er dan minder werk mee. De gegevens zijn toch al wel verzameld, ze moeten alleen nog in het systeem.”
 

 Taalles

Natuurlijk gaan aan deze voordelen van dezelfde taal, niet zonder taalles eraan vooraf.
“We hebben hiervoor een plan van aanpak gemaakt. Het bureau InArea heeft voor ons op een rijtje gezet welke vertaalslag er gemaakt moet worden”, aldus Velthuis, “En intern is gekeken hoe je dat ambtelijk inricht: wie doet wat?”
 
“Je kan hele mooie beheersystemen kopen, maar je moet er wel wat mee doen. IMBOR is ook een mooi uitgangspunt, maar je kan het pas gebruiken als het een functie heeft. Dus met medewerkers zijn afspraken gemaakt: dit is jouw rol in het systeem.”
 
Deze aandacht voor de medewerkers is ook volgens Santegoets een must. Voor iedereen die met IMBOR wil beginnen heeft Santegoets daarom de volgende tip: “Neem je beheerders goed mee. Neem ze mee, hoe zit de oude techniek in elkaar, wat is er nu nieuw. Wat zijn de nieuwe namen en waarom.”
“Maak duidelijk wat de verbinding tussen de nieuwe naam en de oude naam is. En waarom is IMBOR opgebouwd zoals het opgebouwd is.”
 
In de Drechtsteden is dit grotendeels ‘spelenderwijs’ gebeurt. Deze gemeente zat in het ontwikkeltraject van IMBOR en stond dus ook aan de tekentafel. De beheerders werden zo niet alleen meegenomen in de ontwikkeling, maar hebben ook bijgedragen aan de totstandkoming van IMBOR en herkennen hun eigen inbreng..
 
Nu IMBOR af is, kan de cursus deze rol overnemen. Tijdens deze cursussen worden onder meer stappen aangegeven die nodig zijn om het informatiemodel te laten landen in de organisatie. “En natuurlijk vertellen we hoe IMBOR opgebouwd is, wat de voordelen zijn, maar ook wat bij komt kijken”, zo vertelt Jochem Mollema, docent van de cursus. “Wie naar buiten loopt bij de cursus IMBOR weet welke keuzes zijn of haar organisatie moet maken, wat het betekent voor hen en welk voorwerk nodig is.”
De cursus is bedoelt om veel vragen weg te nemen. “Daarvoor stemmen we af met de cursist. Afhankelijk van de vragen die mee zit aan het begin, kunnen we met voorbeelden en oefeningen een stukje maatwerk inbrengen. Zo wordt het voor de organisaties tastbaar.”
 
Zowel Santegoets, Zijlstra als Velthuis hopen dat meer organisaties overstappen. “Hoe meer mensen het gebruiken hoe meer voordelen er voor de hele markt komen.”
 

Meer lezen

Wil je meer informatie over IMBOR, kijk dan op de thema pagina.
Is de cursus wellicht interessant voor jou? Bekijk dan hier de cursuspagina.
 

Scroll naar boven